บันทึกสะท้อนการเรียนรู้ครั้งที่ 8

สิ่งที่ได้เรียนรู้ในวันนี้

การเขียนจดหมาย

การเขียนเชิงกิจธุระ

 

       การเขียนแบบฟอร์ม

                การกรอกแบบฟอร์ม

                   คือ เอกสารที่จัดทำขึ้น โดยเว้นช่องว่างไว้สำหรับให้บุคคลแต่ละคนกรอกข้อความเพื่อให้สะดวกแก่ผู้รวบรวมนำข้อความนั้นมาใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆต่อไป

 

แบบฟอร์มแบ่งออกเป็น 4 ประเภท คือ

1.     แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงาน ทั้งภาครัฐและเอกชน เช่น แบบฟอร์มสมัครงาน,ขอติดตั้งน้ำปะปา,เสียภาษี

2.     แบบฟอร์มที่ผู้อื่นขอความร่วมมือให้กรอกแบบฟอร์ม เช่น แบบสอบถาม

3.     แบบฟอร์มที่ใช้ภายในองค์การ เช่น แบบฟอร์มขออนุญาติใช้วัสดุอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ,แบบฟอร์มใบลา,ขอเงินกู้,ใบคำร้อง

4.     แบบฟอร์มสัญญา หมายถึง เอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างบุคคล 2 ฝ่าย เช่น สัญญาจะซื้อขายสินค้า สัญญากู้เงิน สามารถทำได้ขึ้นเอง ถ้าทั้ง 2 ฝ่ายยินยอม เมื่อลงลายมือชื่อกำกับไว้ สัญญาก็จะมีผลสมบูรณ์

จดหมายกิจธุระ

                เป็นจดหมายระหว่างบุคคลต่อบุคคลที่ติดต่อสื่อสารกันด้วย กิจธุระ เช่น การติดต่อสอบถาม การบอกขาย หากเป็นจดหมายกิจธุระที่ติดต่อสื่อสารระหว่างบริษัท ห้างร้านองค์การต่างๆ เรียกว่า จดหมายธุรกิจ ใช้ภาษาระดับกึ่งทางการ

 

จดหมายเปิดผนึก

                เป็นจดหมายประเภทกิจธุระเขียนเผยแพร่ต่อสาธารณะชน สื่อมวลชน ประกาศข้อความในจดหมายให้ประชาชนทั่วไปทราบ

 

จดหมายราชการ

                หรือหนังสือราชการ เป็นจดหมายที่ติดต่อสื่อสารระหว่างส่วนราชการหนึ่งกับอีกส่วนราชการหนึ่งหรือติดต่อสื่อสารกันในระหว่างกระทรวง ทบวง กรม กอง รวมทั้งติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานเอกชนต่างๆด้วย จดหมายที่ติดต่อกับหน่วยงานนอกกระทรวง เรียกว่าหนังสือภายนอก ส่วนจดหมายที่ติดต่อภายในหน่วยงาน เรียกว่า หนังสือภายใน จดหมายราชการถือเป็นเอกสารหลักฐานในการทำงานของรัฐจึงต้องมีเลขที่ออกหนังสือ และมีทะเบียนรับส่งหนังสือ ภาษาที่ใช้ในการสื่อสารเป็น ภาษาระดับทางการ

 

ประกาศทางราชการ

                มักจะมีข้อความที่ค่อนข้างยาว ละเอียด และเกี่ยวเนื่องด้วยกฎหมาย โดยมีจุดประสงค์จะประกาศแจ้ง ให้บุคคลทั่วไปได้ทราบ และหวังผลในการปฏิบัติ ภาษาค่อนข้างเป็นทางการ รัดกุม มีลักษณะคล้ายหนังสือราชการทั่วๆไป

 

การเขียนจดหมายธุรกิจ

ประเภทของจดหมาย

1.     จดหมายส่วนตัว : จดหมายถึงเพื่อน ญาติพี่น้อง

2.     จดหมายกิจธุระ : จดหมายลาป่วย ลากิจ

3.     จดหมายธุรกิจ : จดหมายติดต่อ เพื่อประโยชน์ทางธุรกิจ

4.     หนังสือราชการ : เอกสารที่ใช้ในการติดต่อกับราชการ

ประเภทจดหมายธุรกิจ

- จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ

- จดหมายขอเปิดเครดิต หรือขอเปิดบัญชีเชื่อ

         - จดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจ                                      

- จดหมายเตือนหนี้และทวงหนี้

- จดหมายไมตรีจิต

รูปแบบของจดหมายธุรกิจ

- แบบราชการ: ใช้รูปแบบเหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่ดัดแปลงรายละเอียดเล็กน้อยให้เหมาะสมแก่การปฏิบัติ

- แบบไทย: ผสมผสานจากหนังสือราชการภายนอกและจดหมายธุรกิจแบบสากล

- แบบสากล: ใช้รูปแบบของการเขียนจดหมายธุกิจของต่างประเทศที่เป็นสากล

การเขียนหัวข้อต่างๆในจดหมายธุกิจ

- หัวจดหมาย: ชื่อและที่อยู่ของบริษัท ห้างร้าน มักนิยมพิมพ์เป็นหัวกระดาษจดหมายสำเร็จรูป

- วันเดือนปี: มักระบุเพียงเลขวันที่ ชื่อเดือน ปี พ.ศ. โดยไม่ต้องใส่คำว่า “วันที่ เดือน และปี”

- เรื่อง: เขียนสั้นๆกะทัดรัดได้ใจความ

- คำขึ้นต้น: มักใช้คำว่า “เรียน” ตามด้วยตำแหน่ง

- ข้อความ : มักเขียน 2-3 ย่อหน้า ย่อหน้าแรกจะกล่าวถึงเหตุที่มีจดหมายไป ย่อหน้าถัดมาจะแจ้งความประสงค์ หรือสิ่งที่ต้องการให้ปฏิบัติ หรือรายละเอียด

- คำลงท้าย: มักใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ”

- ลายเซ็นหรือลายมือของผู้ลงนามในจดหมาย

- ชื่อเดิมของผู้ลงนามในจดหมายโดยระบุอยู่ในวงเล็บ

- ตำแหน่งของผู้ลงนามในจดหมาย

 

 

ความรู้ใหม่ที่ได้รับ

-       การเขียนจดหมาย วันที่อยู่ตรงกลางถือว่าผิด ควรเขียนวันที่จากตรงกลางไปทางด้านขวา

-       ไอโฟน ๕ ในการเขียนจดหมายราชการ ต้องใช้เลขไทย ส่วนคำว่า 3G

ใช้เลขอารบิก เพราะเป็นตัวเฉพาะ

-       ความแตกต่างระหว่างการใช้ขอแสดงความนับถือ และขอแสดงความเคารพ

   ขอแสดงความเคารพ : บุคคลที่เขียนถึงมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกัน เช่น พ่อ แม่ ครู อาจารย์

   ขอแสดงความเคารพอย่างสูง : เขียนถึงบุคคลที่มีอาวุโส ที่สนิทกัน

-       บันทึกข้อความ ไม่จำเป็นต้องมี “ขอแสดงความนับถือ”

-       องค์การ ใหญ่กว่า องค์กร ซึ่งองค์การครอบคลุมทั้งหมด

 

ข้อเสนอแนะ

          การเรียนรู้ในวันนี้ สามารถนำความรู้ที่ได้รับในการเขียนจดหมายแต่ละประเภทไปใช้ในชีวิตประจำวันได้ และยังได้ความรู้ใหม่ๆเพิ่มเติมอีกมากมาย ทำให้เข้าใจมากยิ่งขึ้นค่ะ