สิ่งที่ได้เรียนรู้ในวันนี้
การเขียนจดหมาย
การเขียนเชิงกิจธุระ
การกรอกแบบฟอร์ม
คือ เอกสารที่จัดทำขึ้น
โดยเว้นช่องว่างไว้สำหรับให้บุคคลแต่ละคนกรอกข้อความเพื่อให้สะดวกแก่ผู้รวบรวมนำข้อความนั้นมาใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆต่อไป
แบบฟอร์มแบ่งออกเป็น 4 ประเภท คือ
1.
แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงาน
ทั้งภาครัฐและเอกชน เช่น แบบฟอร์มสมัครงาน,ขอติดตั้งน้ำปะปา,เสียภาษี
2.
แบบฟอร์มที่ผู้อื่นขอความร่วมมือให้กรอกแบบฟอร์ม
เช่น แบบสอบถาม
3.
แบบฟอร์มที่ใช้ภายในองค์การ
เช่น แบบฟอร์มขออนุญาติใช้วัสดุอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ,แบบฟอร์มใบลา,ขอเงินกู้,ใบคำร้อง
4.
แบบฟอร์มสัญญา หมายถึง
เอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างบุคคล 2 ฝ่าย เช่น สัญญาจะซื้อขายสินค้า สัญญากู้เงิน สามารถทำได้ขึ้นเอง ถ้าทั้ง 2
ฝ่ายยินยอม เมื่อลงลายมือชื่อกำกับไว้ สัญญาก็จะมีผลสมบูรณ์
จดหมายกิจธุระ
เป็นจดหมายระหว่างบุคคลต่อบุคคลที่ติดต่อสื่อสารกันด้วย กิจธุระ
เช่น การติดต่อสอบถาม การบอกขาย หากเป็นจดหมายกิจธุระที่ติดต่อสื่อสารระหว่างบริษัท
ห้างร้านองค์การต่างๆ เรียกว่า จดหมายธุรกิจ ใช้ภาษาระดับกึ่งทางการ
เป็นจดหมายประเภทกิจธุระเขียนเผยแพร่ต่อสาธารณะชน สื่อมวลชน ประกาศข้อความในจดหมายให้ประชาชนทั่วไปทราบ
หรือหนังสือราชการ เป็นจดหมายที่ติดต่อสื่อสารระหว่างส่วนราชการหนึ่งกับอีกส่วนราชการหนึ่งหรือติดต่อสื่อสารกันในระหว่างกระทรวง
ทบวง กรม กอง รวมทั้งติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานเอกชนต่างๆด้วย
จดหมายที่ติดต่อกับหน่วยงานนอกกระทรวง เรียกว่าหนังสือภายนอก
ส่วนจดหมายที่ติดต่อภายในหน่วยงาน เรียกว่า หนังสือภายใน
จดหมายราชการถือเป็นเอกสารหลักฐานในการทำงานของรัฐจึงต้องมีเลขที่ออกหนังสือ
และมีทะเบียนรับส่งหนังสือ ภาษาที่ใช้ในการสื่อสารเป็น ภาษาระดับทางการ
ประกาศทางราชการ
มักจะมีข้อความที่ค่อนข้างยาว ละเอียด และเกี่ยวเนื่องด้วยกฎหมาย
โดยมีจุดประสงค์จะประกาศแจ้ง ให้บุคคลทั่วไปได้ทราบ และหวังผลในการปฏิบัติ
ภาษาค่อนข้างเป็นทางการ รัดกุม มีลักษณะคล้ายหนังสือราชการทั่วๆไป
การเขียนจดหมายธุรกิจ
ประเภทของจดหมาย
1.
จดหมายส่วนตัว : จดหมายถึงเพื่อน
ญาติพี่น้อง
2.
จดหมายกิจธุระ : จดหมายลาป่วย
ลากิจ
3.
จดหมายธุรกิจ : จดหมายติดต่อ เพื่อประโยชน์ทางธุรกิจ
4.
หนังสือราชการ : เอกสารที่ใช้ในการติดต่อกับราชการ
ประเภทจดหมายธุรกิจ
- จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ
- จดหมายขอเปิดเครดิต
หรือขอเปิดบัญชีเชื่อ
- จดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจ
- จดหมายเตือนหนี้และทวงหนี้
- จดหมายไมตรีจิต
รูปแบบของจดหมายธุรกิจ
- แบบราชการ: ใช้รูปแบบเหมือนหนังสือราชการภายนอก
แต่ดัดแปลงรายละเอียดเล็กน้อยให้เหมาะสมแก่การปฏิบัติ
- แบบไทย: ผสมผสานจากหนังสือราชการภายนอกและจดหมายธุรกิจแบบสากล
-
แบบสากล: ใช้รูปแบบของการเขียนจดหมายธุกิจของต่างประเทศที่เป็นสากล
การเขียนหัวข้อต่างๆในจดหมายธุกิจ
- หัวจดหมาย: ชื่อและที่อยู่ของบริษัท
ห้างร้าน มักนิยมพิมพ์เป็นหัวกระดาษจดหมายสำเร็จรูป
- วันเดือนปี: มักระบุเพียงเลขวันที่
ชื่อเดือน ปี พ.ศ. โดยไม่ต้องใส่คำว่า
“วันที่ เดือน และปี”
- เรื่อง: เขียนสั้นๆกะทัดรัดได้ใจความ
- คำขึ้นต้น: มักใช้คำว่า “เรียน” ตามด้วยตำแหน่ง
- ข้อความ : มักเขียน 2-3 ย่อหน้า ย่อหน้าแรกจะกล่าวถึงเหตุที่มีจดหมายไป
ย่อหน้าถัดมาจะแจ้งความประสงค์ หรือสิ่งที่ต้องการให้ปฏิบัติ หรือรายละเอียด
- คำลงท้าย: มักใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ”
- ลายเซ็นหรือลายมือของผู้ลงนามในจดหมาย
- ชื่อเดิมของผู้ลงนามในจดหมายโดยระบุอยู่ในวงเล็บ
- ตำแหน่งของผู้ลงนามในจดหมาย
ความรู้ใหม่ที่ได้รับ
- การเขียนจดหมาย วันที่อยู่ตรงกลางถือว่าผิด ควรเขียนวันที่จากตรงกลางไปทางด้านขวา
- ไอโฟน ๕ ในการเขียนจดหมายราชการ ต้องใช้เลขไทย
ส่วนคำว่า 3G
ใช้เลขอารบิก เพราะเป็นตัวเฉพาะ
- ความแตกต่างระหว่างการใช้ขอแสดงความนับถือ
และขอแสดงความเคารพ
ขอแสดงความเคารพ
: บุคคลที่เขียนถึงมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกัน
เช่น พ่อ แม่ ครู อาจารย์
ขอแสดงความเคารพอย่างสูง
: เขียนถึงบุคคลที่มีอาวุโส ที่สนิทกัน
-
บันทึกข้อความ
ไม่จำเป็นต้องมี “ขอแสดงความนับถือ”
-
องค์การ ใหญ่กว่า
องค์กร ซึ่งองค์การครอบคลุมทั้งหมด
ข้อเสนอแนะ
การเรียนรู้ในวันนี้
สามารถนำความรู้ที่ได้รับในการเขียนจดหมายแต่ละประเภทไปใช้ในชีวิตประจำวันได้
และยังได้ความรู้ใหม่ๆเพิ่มเติมอีกมากมาย ทำให้เข้าใจมากยิ่งขึ้นค่ะ