บันทึกสะท้อนการเรียนรู้ครั้งที่ 9

สิ่งที่ได้เรียนรู้ในวันนี้

 ระเบียบงานสารบรรณ และการเขียนหนังสือราาชการ
               1. การจัดทำ
               2. การรับ
               3. การส่ง
               4. การเก็บรักษา
               5. การยืม
               6. การทำลาย
การจัดทำสำเนา
สำเนาคู่ฉบับ
     จัดทำพร้อมต้นฉบับ เก็บไว้กับเจ้าของเรื่อง ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ตรวจ ลงชื่อไว้ด้านล่างของหนังสือ
สำเนา
     มีคำรับรองว่า “สำเนาถูกต้อง” เจ้าหน้าที่ระดับ 2 ขึ้นไป รับรองสำเนาเก็บไว้ที่สารบัญกลาง

                                        ชนิดของหนังสือราชการ

          1. หนังสือภายนอก  คือ หนังสือภายนอกราชการ เป็นหนังสือพิธีการ ใช้กระดาษตราครุฑ (หนังสือครุฑหรือหนังสือกลาง)
          2. หนังสือภายใน คือ หนังสือภายในกระทรวงและจังหวัดเดียวกัน เป็นพิธีการน้อย ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
         3. บันทึก คือ หนังสือต่ำกว่ากรมลงมาใช้กระดาษบันทึกข้อความหรือกระดาษอือื่นๆ
         4. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้กระดาษตราครุฑ ใช้กรณีเอกสารไม่สำคัญ เช่น ส่งเอกสารเพิ่มเติม เประทับตราแทนการลงชื่อหัวหน้าส่วนราชการ คำขึ้นต้น มีเฉพาะคำว่า "ที่" และ "ถึง" ไม่มีคำลงท้าย
        5. หนังสือสั่งการ เป็นหนังสือประเภท คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ
        6. หนังสือประชาสัมพันธ์ เป็นหนังสือประเภท ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว
        7. หนังสือที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ  หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก

ปัญหาในการเขียนหนังสือราชการ
          1. ความคิด
          2. ยืดยาว เยิ่นเย้อ
          3. รู้เรื่องคนเดียว
          4. ขาดการประเมิน
หลักการเขียนเนื้อหา
          1. ปัญหา
          2. ข้อเท็จจริง
          3. ข้อพิจารณา
          4. ข้อเสนอ

การเขียนรายงานการประชุม
      ปัญหาในการเขียนรายงานการประชุม
                1. ไม่รู้วิธีดำเนินการประชุมที่ถูกต้อง
                2. ไม่รู้จะจดอย่างไร
                3. ขาดทักษะในการจับประเด็นและสรุปความ
                4. การใช้ภาษาในการจด

ประโยชน์ของรายงานการประชุม
               1. เป็นหลักฐานการปฎิบัติงาน
               2. เป็นเครื่องมือในการติดตามงาน
               3. ใช้อ้างอิง
               4. เป็นแหล่งข้อมูลข่าวสาร

ตัวอย่างการเขียนแบบฟอร์มรายงานประชุม
                   รายงานการประชุม.....................................................(ชื่อหน่วยงาน)
                                                ครั้งที่...............................
                                       เมื่อวันที่....................................................
                             ณ............................................................................
ผู้มาประชุม....................................................................
ผู้ไม่มาประชุม................................................................
ผู้เข้าร่วมประชุม...........................................................
เริ่มประชุมเวลา.............................................................
ประธานกล่าวเปิดการประชุม....................................
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่อง ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
           วิธีเขียนในระเบียบวาระที่ 1
                  - หัวข้อเรื่อง
                  - บุคคลนำเข้า
                  - เนื้อหา
                  - บทสรุป ที่ประชุมรับทราบ

ระเบียนวาระที่ 2 เรื่อง การรับรองรายงานการประชุม
           วิธีการเขียนในระเบียบวาระที่ 2
                  ประธานได้เสนอร่างรายงานการประชุมครั้งที่........เมื่อวันที่..............ให้ที่ประชุมพิจารณา
                  ที่ประชุมพิจารณาแล้วรับรองรายงานการประชุม โดยไม่มีการแก้ไข
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่อง ที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

          วิธีการเขียนในระเบียบวาระที่ 3  เหมือนกับ วาระที่1

            - รายงานผลการปฎิบัติงานที่สืบเนื่องจากการประชุมคร้งที่แล้ว
            - เรื่องที่สำคัญ
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

            วิธีการเขียนในระเบียบวาระที่ 4
                  หัวข้อเรื่อง
                  ผู้นำเข้า
                  เนื้อหาให้ประกอบด้วย ประเด็นปัญหา  ผลกระทบ ข้อเท็จจริง         ข้อคิดเห็น ข้อเสนอ
                     

ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)
           - เป็นเรื่องด่วนและสำคัญ
           - เรื่องที่เกิดขึ้นหลังจากที่ออกหนังสือเชิญร่วมประชุมไปแล้ว
          -  เรื่องแจ้งพิจารณา  รับรองราบงานการประชุม และนัดหมาย

          ประธานกล่าวปิดการประชุม...................................................................................
เลิกประชุมเวลา...................................

                                                      ..............................................................
                                                           (ผู้จัดรายงานการประชุม)

ความรู้ใหม่ที่ได้รับ

          ชั้นความเร็ว

ด่วน    - เอกสารต้องออกก่อนวันพรุ่งนี้ก่อนเวลาราชการ

ด่วนมาก  - เอกสารออกจากมือเราก่อนของวันพรุ่งนี้ ภายใน 24 ชั่วโมง

ด่วนที่สุด – เอกสารออกจากมือเราภายในวันที่รับก่อนเวลาราชการ

          ชั้นความลับ

ลับ – ระหว่างทำเป็นความลับ หลังจากนั้นทุกคนรู้

ลับมาก – รู้เฉพาะกลุ่มคนทำงาน

ลับที่สุด –  ส่งผลต่อความมั่นคงของชาติ ทำให้ชาติเกิดผลกระทบ

 

ข้อเสนอแนะ

        จากการเรียนในวันนี้ทำให้ฉันได้ความรู้มากค่ะ และสามารถนำความรู้ที่ได้ไปใช้ในอนาคตได้อย่างถูกต้อง     เขียนแบบฟอร์มรายงานการประชุมอย่างถูกวิธี

ได้ทราบถึงความแตกต่างของหนังสือราชการเพิ่มมากขึ้น ทำให้ไปปรับใช้ในชีวิตประจำวันได้ค่ะ